Ako vybudovať silný virtuálny tím v 7 krokoch

Ste vo virtuálnom tíme a chcete, aby to fungovalo? Tu sú moje obľúbené komunikačné stratégie pre virtuálny tím, ktoré môžete použiť doma aj v kancelárii!

Obsah

  1. Vytvorte sociálny priestor
    1. Ako môžem motivovať členov virtuálneho tímu?
  2. Buďte videholikom
  3. Vyberte správne nástroje
    1. Vyberte svoje nástroje na rozhovor
    2. Vyberte svoje nástroje na automatizáciu pracovných postupov
  4. Vytvorte skvelú politiku na diaľku
    1. Čo je politika vzdialenej práce?
  5. Nájdite svoju pohybovú drážku
  6. Odporučte skratky
  7. Vyvarujte sa nástrahám
  8. Bonus: Štart, Stop, Pokračovať

Keď začne viac spoločností pracovať na diaľku, musíme vedieť, ako efektívne pracovať vo virtuálnom tíme.

Stále viac z nás pracuje z domu, čo znamená vedieť ako sa prispôsobiť.



Štúdie preukázali že práca z domu môže viesť aj k šťastnejšiemu a produktívnejšiemu virtuálnemu tímu.

4 panáčiky pristupujú k počítaču a pracujú vo virtuálnom tíme Čo je to virtuálny tím?

Virtuálny tím je skupina vzdialených pracovníkov, ktorí spolu spolupracujú na dokončení projektu. Dobrý virtuálny tím je schopný efektívne komunikovať pomocou aplikácií alebo softvéru a môže sa skladať zo zamestnancov jednej spoločnosti alebo zamestnancov rôznych spoločností.



Správne nastavenie virtuálnych tímov sa spolieha na dva faktory:

  • Prístup k správnej technológii
  • Používanie prehľadnej digitálnej komunikácie

Dosiahnutie týchto dvoch vecí bude znamenať, že budete schopní efektívne spolupracovať na virtuálnom pracovisku.

Takto to robíte.

Vytvorte sociálny priestor

Najväčšou chybou, ktorú virtuálne tímy robia, je predpoklad, že budovanie vzťahov a spoločenský čas prebehnú prirodzene. V kancelárii je ľahké žartovať nad kávovarom, obedovať spolu alebo sa rozprávať pred začiatkom stretnutia.

Alebo dokonca žartujte svojich spolupracovníkov.

Na digitálnom pracovisku veľa z týchto príležitostí zmizne. Musíte si teda vytvoriť svoj vlastný sociálny priestor, aby ste zabránili vybíjaniu sociálnej batérie vo vašom virtuálnom tíme!

Na digitálnom pracovisku sú vzťahy ako batérie. Odtekajú a musíte ich neustále dobíjať.

Scott Edwards, generálny riaditeľ spoločnosti Science of People

Tu sú dobré správy:

  • Veda to naznačuje videohovory môže byť jednoduchý spôsob, ako znížiť osamelosť a izoláciu.
  • Pravidelné hovory môže pomôcť udržať priateľstvo blízko.
  • Môžete vyrábať oxytocín (chemikália na lepenie) dokonca aj prostredníctvom webovej kamery!

Spoločenský čas je neuveriteľne dôležitý pre našu pohodu a naša pohoda je dôležitá pre našu produktivitu. V rušnom týždni by vám mohlo pripadať kontraproduktívne, keby ste si naplánovali čas so svojou virtuálnou skupinou iba na rozhovor, ale spoločenský čas je pre lojalitu a súdržnosť tímu zásadný.

Štúdie ukázali, že priateľstvá v tíme vedú k lepším výkonom, takže je nevyhnutné, aby sme tieto vzťahy udržiavali na vrchole, aj keď sa navzájom nevidíme zoči-voči. Tu je niekoľko nápadov na plánovanie vo vašom sociálnom priestore:

  • Prvých 10 minút vydlabte každé stretnutie na osobné dobiehanie.
  • Uč sa spolu! Pošlite svojim tímom obľúbený program TED Talk, aby ich ľudia mohli sledovať sami (tento program TED Talk sa mi páči, ale som trochu zaujatý). Potom urobte obedovú diskusiu, kde hovoríte o tom, čo ste sa dozvedeli.
  • Robte viac každý s každým a pridajte do programu osobné otázky. Opýtajte sa na ciele, koníčky a rodinu.
  • Dajte si digitálnu prestávku na kávu.
  • Dajte si spoločný obed.
  • Prizvite rečníka alebo znalca hostí, aby usporiadali obed a učili sa. (Robím to pre tímy VŠETKY! A rád by som sa stretol s vašim tímom.)
  • Urobte a nešikovný ľadoborec na zahriatie vašich stretnutí.

Pre tím Science of People máme dokonca filmové dni každých pár mesiacov a tieto príležitosti využívame na oslavu a kontrolu osobných a profesionálnych noviniek.

Spočiatku by vám mohlo pripadať trochu čudné naplánovať si prestávku na kávu so svojimi kolegami na diaľku, ale je dôležité, aby sme náš tím udržali viazaný . Po tom všetkom, čo sa povie a urobí, by vás mohlo zaujímať ...

Ako môžem motivovať členov virtuálneho tímu?

Vedenie tímu motivovať členov virtuálneho tímu je pre vedúcich tímu nevyhnutné. Najprv musíte vedieť ako sa motivovať . Inšpirujú nás vysoko produktívni a efektívni ľudia.

Po druhé, osvojte si typ osobnosti svojho tímu. Viedol som stovky virtuálnych firemných školení pre vzdialené tímy vrátane spoločností Microsoft, Automattic (ďakujem za vytvorenie celej tejto webovej stránky!) A Google. Jedným z najviac motivujúcich cvičení, ktoré sme absolvovali, je tímová osobná veda.

Vanessa pred publikom prednáša o virtuálnej a vzdialenej práci

Rád by som prišiel hovoriť s vašou skupinou virtuálne, alebo môžete viesť svoj tím prostredníctvom nášho osobnostného cvičenia.



Kniha Vanessa

& uarr; Obsah & uarr;

Buďte videholikom

Každý utorok sa môj tím stretne s platformou Zoom na videokonferencie, aby som mohol zdieľať informácie o novinkách a vymýšľať nové nápady pre tento biznis. Samozrejme stále komunikujeme prostredníctvom iných kanálov, ako sú e-mail a telefón, ale video umožňuje tímom vizuálnejší zážitok. Špeciálne odporúčam videohovory s novými kontaktmi v sieti online.

Videohovory sú považované za lepší spôsob usporiadania stretnutí v porovnaní so štandardnými telefónnymi hovormi.

Tu je dôvod, prečo sú videohovory také dôležité:

  • Reč tela. Videohovory ponúkajú viac prirodzená interakcia , kde volajúci môžu nadviazať očný kontakt a prečítať si reč tela. Ak napríklad zdieľam správy a jeden z členov môjho tímu prejaví prekvapený výraz, viem, že správa bola šokujúca alebo prekvapujúca. Dokážem preniknúť do emocionálnych potrieb svojho tímu, ktoré by som nedokázal tak ľahko len pri písomnej komunikácii. Alebo ak vidím, že niekto kýva hlavou, či už áno alebo nie, viem, že buď súhlasí, alebo nesúhlasí, pokiaľ ide o vec.
  • Správne nastavenie mysle. Jednou z najčastejších nástrah práce z domu je nájsť ju ťažšie dodržiavať rutinu , a niektorí ľudia si začnú kopať svoje kancelárske oblečenie a radšej pracujú v pyžame ( niektoré štúdie naznačujú, že by to mohlo byť až 60% domácich pracovníkov). Toto môže spôsobiť, že sa ľudia budú cítiť menej produktívni, keď sa budú usilovať dostať do správne myslenie pre prácu . Pravidelné videokonferencie nás však povzbudzujú, aby sme sa na stretnutie trochu obliekli a cítili sa o niečo viac, akoby sme išli do práce.
  • Mikroexpresie . Existujú 7 univerzálnych výrazov tváre a sú neuveriteľne dôležité pre dekódovanie a porozumenie emóciám. Ak máte videohovor, môžete si ich skutočne prečítať!

A môžete vylepšiť video! Prečítajte si nášho sprievodcu, vďaka ktorému sú vaše videohovory úžasné.

15 tipov pred ďalším videohovorom

& uarr; Obsah & uarr;

Vyberte správne nástroje

Čo je jednou z najväčších výziev pre virtuálne tímy? Nájdenie správnej technológie pre správne zamestnanie! Našťastie existujú nástroje, ktoré dokážu neproduktívne tímy transformovať úspešné virtuálne tímy.

Keďže takmer 69% spoločností, ktoré už ponúkajú prácu na diaľku ako voliteľné príslušenstvo, existuje veľa nástrojov, ktoré vám umožnia zostať v spojení so svojím tímom.

Dôrazne odporúčam vyskúšať všetky tieto možnosti pre váš virtuálny tím a potom zvoliť to, čo funguje najlepšie. Tiež som fanúšikom používania viac ako jedného typu digitálnej komunikácie a ich zosúladenia so správnymi úlohami. Napríklad brainstormingové stretnutia by sa mali vždy robiť vo videorozhovore (aby ste videli reč tela a tváre), zatiaľ čo na agendách sa dá pracovať asynchrónne prostredníctvom e-mailu a rýchle vysvetlenie je najlepšie cez chat.

Tu je spodný riadok: Vyberte správny nástroj, ktorý funguje pre danú úlohu.

& uarr; Obsah & uarr;

Vyberte svoje nástroje na rozhovor

Niekedy stačí poslať vašim spoluhráčom niekoľko rýchlych správ tam a späť. To nemusí byť komplikované: pre tento druh konverzácií vyberte dobrú chatovú službu. Milujeme Slack alebo Twist , aj keď už Gmail používate, má v sebe zabudovaný užitočný chat s názvom Google Hangouts .

Google Hangouts

Krok akcie: Počas virtuálnych stretnutí sa nebojte okoreniť ankety, súbory PDF a zahrievacie chaty!



& uarr; Obsah & uarr;

Vyberte svoje nástroje na automatizáciu pracovných postupov

Čo je automatizácia pracovných postupov?

Automatizácia pracovných postupov vám pomôže automatizovať všetky nudné a nudné úlohy, aby ste sa mohli sústrediť na tie dôležité. Automatizácia pracovných postupov obsahuje softvér a aplikácie, ktoré sú efektívne a odstraňujú faktor ľudskej chyby. Tu je niekoľko príkladov automatizácie pracovných postupov:

  • Automatizácia e-mailu: pomocou automatizácie e-mailov môžete posielať e-maily určitým ľuďom v určitom čase.
  • Spravovať potenciálnych zákazníkov: spoločnostiam predávajúcim výrobky môžu automatizačné nástroje pomôcť automaticky ich nasmerovať na správnu časť predajného procesu.

Tu sú dôvody, prečo sú nástroje automatizácie pracovného toku také dôležité:

Ak budú všetci robiť nudné, opakujúce sa úlohy, ktoré by sa dali automatizovať, stratí celý váš tím drahocenný čas.

Automatizačné nástroje sú nevyhnutnosťou pre efektívne virtuálne tímy. Existuje niekoľko skutočne dobrých nástrojov alebo automatizácia pracovných postupov, ale to sa nám obzvlášť páči Pondelok , Zapier a Microsoft Flow . Tu je pondelkový softvér, ktorý môžete použiť na vytvorenie automatizovanej úlohy:

Môžete nastaviť všetky svoje automatizácie úloh naraz a automaticky sa vykonajú za vás pri každom spustení úlohy. Automatizačné nástroje sú doslova jedným z najlepších šetričov času!

Spolupráca

Naozaj nemôžeme chváliť disk Google čo sa týka spolupráce na dokumentoch, dosť.

Pomocou funkcie sledovania zmien môžete vidieť presne tie časti dokumentu, ktoré vaša virtuálna skupina upravovala:

História verzií Dokumentov Google

Môžete tiež pracovať v režime Navrhovanie, aby ste zabránili vykonaniu akýchkoľvek trvalých úprav bez súhlasu spolupracovníka so zmenou:



Režim navrhovania Dokumentov Google

Dokumenty Google sú jedným z najlepších spôsobov, ako rozšíriť svoju spoluprácu. Hurá na virtuálnu tímovú prácu!



Projektový manažment

Ak pracujete na budovaní silnej vzdialenej kultúry, je dobré utriediť si niektoré nástroje riadenia projektu.

Môže to byť oveľa ťažšie presne zorganizovať, kto je delegovaný na úlohu a na aký termín, keď už nebudete môcť niečo skontrolovať na jednom stole.

Nájdeme to Asana je to najlepšie pre riadenie projektu, ale iné tímy ho radi používajú Trello alebo Jira .

Video konferencia

Keď uvažujete o videokonferencii, vašou prvou myšlienkou by mohlo byť použitie Skype, ale v dnešnej dobe existuje veľa ďalších možností. Priblížiť sa rýchlo stáva populárnejšie , ako aj Cisco Webex , ktoré oba ponúkajú funkcie, ako je rozmazanie pozadia (užitočné, ak nechcete, aby vaša virtuálna skupina videla stav vašej kuchyne).

Aj keď opäť používate službu Gmail, Google Meet a Google Hangouts sú pôsobivé, ale ľahko použiteľné služby videohovorov.

Plánovanie

Dobre, povieme to znova. Google Calendar je vynikajúci na plánovanie. Môžete ovládať nastavenia súkromia a spájať jednotlivé kalendáre (napríklad Pracovné hodiny tímu A a Stretnutia), takže sa vo vašom kalendári zobrazia všetky udalosti, o ktorých potrebujete vedieť. Môžete tiež nastaviť pripomienky, zdieľať pozvánky na udalosti a písať popisy vedľa času a dátumu.

Google Calendar

Máme ešte viac komunikačných nástrojov, ktoré si môžete vyskúšať:



15 najlepších nástrojov na diaľkovú komunikáciu

& uarr; Obsah & uarr;

Vytvorte skvelú politiku na diaľku

Aj keď je práca z domu iba dočasná, mali by ste mať zavedenú politiku vzdialenej práce. Očakáva sa, že sa čoskoro dočkáme a významný posun v počte ľudí pracujúcich natrvalo z domu. Preto stojí za to investovať čas do spolupráce s vašim virtuálnym tímom na oficiálnej politike vzdialenej práce.

& uarr; Obsah & uarr;

Čo je politika vzdialenej práce?

Politika práce na diaľku je dohoda zvyčajne medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ktorá načrtáva pracovné podmienky. Zásada vzdialenej práce môže byť dočasná alebo trvalá a obsahuje podrobnosti o tom, ako sa má práca vykonávať mimo kancelárie.

Typické zásady vzdialenej práce zahŕňajú tieto položky:

  • Pracovný čas
  • Tímový pracovný postup, v ktorom je presne uvedené, kto komu zodpovedá (a ako / ako často)
  • Nové zásady rodičovskej dovolenky
  • Nové choré politiky
  • Nová štruktúra pracovného týždňa, pokiaľ ide o stretnutia a konferencie
  • Komunikačné očakávania

Príprava dokumentu, ako je tento, skutočne vytvára základ pre druh komunikačnej a kolaboratívnej kultúry, ktorú chcete pre svoj virtuálny tím pri práci na diaľku.

Viac informácií o tom, ako vytvoriť politiku vzdialenej práce, nájdete v našej príručke k správe vzdialených zamestnancov:

12 spoľahlivých tipov na správu vzdialených zamestnancov

& uarr; Obsah & uarr;

Nájdite svoju pohybovú drážku

Máme pripravenú našu novú kanceláriu v náhradnej miestnosti, lesklý kávovar opatrne umiestnený vedľa počítača, stojaci stôl, ktorý je poskladaný dokopy, a sme pripravení vyraziť!

No, takmer.

Jednou z ťažších častí sťahovania z kancelárie do našich domovov je to, ako ľahké sa stane neaktívnym. Sedíme a stávame sa predĺženými zemiakmi. A je to zlé: vedecké štúdie o dlhodobom sedení naznačujú, že sedavé správanie môže viesť k zvýšeniu krvného tlaku, vysokej hladine cukru v krvi, nadmernému množstvu telesného tuku a zvýšenej hladine cholesterolu.

A najhoršia časť?

Byť sedavý je ľahké . Cvičenie je ťažko . Ľudia teda jednoducho necvičia! Je to obzvlášť dôležité pre pracovníkov na diaľku, ktorí zvyčajne pracujú doma a sedia celý deň. Ak však ešte nie ste v rutine cvičenia, zvážte toto:

Každá minúta, ktorú cvičíte, je pridaná k vášmu životu.

To je preto, lebo Harvardskí vedci zistili, že iba 15 minút cvičenia denne môže predĺžiť vašu životnosť o 3 roky!

Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete zahrnúť cvičenie do svojej novej pracovnej rutiny.

  • Každých 30 minút si skúste oddýchnuť od sedenia.
  • Aby ste mali nohy v pohybe, použite pod stôl stepper alebo bežiaci pás.
  • Postavte sa, najmä pri online prezentáciách.
  • Keď telefonujete, choďte po dome.
  • Kúpte si švihadlo a 15 minút denne preskakujte.
  • Každú hodinu urobte 10 klikov.
  • Kúpte si sťahovaciu lištu a pripevnite ju nad dvere svojej kancelárie. Zakaždým, keď miniete, urobte príťah.
  • Sledujte rutinu jogy na YouTube a sledujte ju.
  • Skúste použiť a stojaci stôl .

Pravdou je, že to až tak nevadí čo druh cvičenia, ktorý cvičíte, pokiaľ je jeho intenzita mierna a sami sebe čelíte. Ak to zo začiatku znie príliš veľa, vyskúšajte detské kroky! Vykonajte iba pár klikov alebo iba 5 minút švihadla a choďte odtiaľ.

Spodný riadok: práca je dôležitá, ale nemôžete pracovať, ak trpí vaše zdravie.

& uarr; Obsah & uarr;

Odporučte skratky

Ak dokážete ostatných zbaviť stresu, budete vo svojom tíme považovaní za skvelého hráča.

Inými slovami, množstvo stresu, ktoré znižujete od ostatných, určuje vašu hodnotu. Popremýšľajte o tom: ak pridávate prácu a stres iným ľuďom, efektívne zaťažujete svoj tím.

Ak však nájdete spôsob, ako znížiť stres, ľudia sa na vás budú obracať viac, aby vám pomohli.

Aký je skvelý spôsob, ako znížiť stres v tíme? Jeden skvelý spôsob je odporúčanie skratiek.

Skratky v pracovnom toku. Skratky, aby ste ušetrili čas. Skratky, ktoré hacknú produktivitu. Napríklad som našiel skvelý doplnok, ktorý šetrí čas tým, že obmedzuje množstvo manuálnych výskumov! Pretože to mohlo pomôcť jednému z členov môjho tímu, poslal som mu ho a vo výsledku sa jeho efektivita drasticky zlepšila! (A jeho stresové zaťaženie sa tiež znížilo!)

Krok akcie: Nájdite a odporučte jednu skvelú skratku spolupracovníkovi, manažérovi, zamestnancovi alebo šéfovi. Ak sa im páči, super! Pomohli ste a ukázali ste hodnotu. Ak sa im to nepáčilo, žiadna škoda! Ukazuje to tiež, že ste iniciatívny a máte skutočnú túžbu pomôcť.

& uarr; Obsah & uarr;

Vyvarujte sa nástrahám

Existuje niekoľko bežných nástrah, s ktorými sa vzdialení pracovníci stretnú, keď sa stanú členom virtuálneho tímu. Tie väčšinou spadajú do dvoch vecí:

  1. - nedostatok rutiny a -
  2. nedostatok dobrej komunikácie.

Uvádza sa, že 40% vzdialených pracovníkov uvádza ako najväčší prínos pre prácu z domova flexibilitu.

Ale flexibilita prichádza s nevýhodou .

Tu je scenár:

  • Musíte odovzdať hlásenie o 15:00 hod. Je 14:45 a vy odovzdáte správu.
  • Ale počkaj! Vaše psy vám behajú okolo nôh, pretože musia ísť von. Zoberiete ich na prechádzku a potom odovzdáte správu.
  • Ale počkaj! Vaše dieťa plače a zúfalo chce vašu pozornosť. Upokojíte ho a idete odovzdať správu.
  • Ale počkaj! Áno, uhádli ste. Je okolo 15:00 a vaše hlásenie je teraz po splatnosti.

Flexibilita je fantastická, ale je tu veľká nevýhoda flexibility: odvádzanie pozornosti.

Stanovenie si cieľov, časové obmedzenie konkrétnych úloh a udržanie pracovného priestoru bez vyrušovania je skutočne dôležité, ak chcete niečo dokončiť!

Existuje niekoľko spôsobov, ako to môžete urobiť.

  • Vytvorte zo svojho zoznamu úloh zoznam ranná rutina .
  • Sledujte svoju produktivitu a zapíšte si, ako dlho trávite prácou a trávením voľného času. Ak chcete ísť digitálne, použite aplikáciu ako Posilnená sledovať svoj čas.
  • Postavte si domácu kanceláriu v pokojnej časti domu, aby vás nerozptyľovali. Najlepšie je prideliť si vlastnú miestnosť špeciálne na prácu, aby ste si ju nespájali s ničím iným.
  • Majte telefón v inej miestnosti ( štúdium ukázal, že iba prítomnosť mobilného telefónu - aj keď je vypnutý - znižuje výkon mozgu).

Ďalším najväčším úskalím, do ktorého vzdialení pracovníci spadajú, je nedostatočná komunikácia so svojím tímom. Toto ovplyvňuje nielen produktivitu pracoviska, ale aj svoje vlastné duševné zdravie .

Jeden štúdium naznačuje, že až 21% pracovníkov na diaľku bojuje s osamelosťou.

Už sme vytvorili druh nástrojov, pomocou ktorých môžete zabrániť tomu, aby sa to stalo, ale tu je niekoľko sociálne tipy ako to zvládnuť.

  • Podeľte sa o svoje skúsenosti mimo práce a povzbudzujte ostatných ľudí v tíme, aby to robili tiež. Aký bol tvoj víkend? Úžasné! Konečne sme sa mohli pozerať na túto novú sériu streamovanú na Netflixe; videl si to? Môže to znieť všedne, ale pamätať na to, že ste viac ako vaša práca a vaši spoluhráči sú viac ako vaša práca, je v čase zvýšená sociálna izolácia.
  • Poskytnite ostatným ľuďom pozitívne uistenie a spätnú väzbu o ich práci. To môže vo virtuálnom tíme chýbať, takže sa skutočne snažte navzájom zvyšovať morálku.

Spodná čiara: Na čo treba pamätať pri budovaní silného virtuálneho tímu je to isté, čo by ste robili v kancelárii - udržiavanie efektívnej komunikácie, úzky vzťah s virtuálnou skupinou a dodržiavanie rutiny.

& uarr; Obsah & uarr;

Bonus: Štart, Stop, Pokračovať

Toto je jedno z najobľúbenejších cvičení môjho tímu. Volá sa Štart, Stop, Pokračovať a funguje tak pre virtuálne, ako aj pre osobné tímy. Môžete to urobiť každý rok, dvakrát ročne alebo mesačne so svojím tímom. Tu v spoločnosti Science of People sa k tomuto cvičeniu vraciame po veľkých obchodných chvíľach, ako sú uvedenie produktu na trh a zmena kurzu, aby sme sa mohli ohľadom úloh skontaktovať s tímom.

Keď pracujete virtuálne, je ľahké sa stratiť vo vlastnej práci a zabudnúť na to, čo zvyšok tímu buduje a vytvára. Toto cvičenie slúži ako pripomienka obchodných cieľov a toho, ako úlohy jednotlivých členov tímu tieto ciele podporujú.

Pozrite si celé video v časti Štart, Zastaviť a Pokračovať a dozviete sa viac:

Pracovať na diaľku? Pošlite toto video svojmu virtuálnemu tímu! Použite ako východiskový bod do začnite komunikovať zmysluplnejšie a dynamicky so svojimi kolegami.

Šťastné virtuálne fungovanie,

Vanessa