Ste vo virtuálnom tíme a chcete, aby to fungovalo? Tu sú moje obľúbené komunikačné stratégie pre virtuálny tím, ktoré môžete použiť doma aj v kancelárii!
Keď začne viac spoločností pracovať na diaľku, musíme vedieť, ako efektívne pracovať vo virtuálnom tíme.
Stále viac z nás pracuje z domu, čo znamená vedieť ako sa prispôsobiť.
Štúdie preukázali že práca z domu môže viesť aj k šťastnejšiemu a produktívnejšiemu virtuálnemu tímu.
Čo je to virtuálny tím?Virtuálny tím je skupina vzdialených pracovníkov, ktorí spolu spolupracujú na dokončení projektu. Dobrý virtuálny tím je schopný efektívne komunikovať pomocou aplikácií alebo softvéru a môže sa skladať zo zamestnancov jednej spoločnosti alebo zamestnancov rôznych spoločností.
Správne nastavenie virtuálnych tímov sa spolieha na dva faktory:
Dosiahnutie týchto dvoch vecí bude znamenať, že budete schopní efektívne spolupracovať na virtuálnom pracovisku.
Takto to robíte.
Najväčšou chybou, ktorú virtuálne tímy robia, je predpoklad, že budovanie vzťahov a spoločenský čas prebehnú prirodzene. V kancelárii je ľahké žartovať nad kávovarom, obedovať spolu alebo sa rozprávať pred začiatkom stretnutia.
Alebo dokonca žartujte svojich spolupracovníkov.
Na digitálnom pracovisku veľa z týchto príležitostí zmizne. Musíte si teda vytvoriť svoj vlastný sociálny priestor, aby ste zabránili vybíjaniu sociálnej batérie vo vašom virtuálnom tíme!
Na digitálnom pracovisku sú vzťahy ako batérie. Odtekajú a musíte ich neustále dobíjať.
Scott Edwards, generálny riaditeľ spoločnosti Science of People
Tu sú dobré správy:
Spoločenský čas je neuveriteľne dôležitý pre našu pohodu a naša pohoda je dôležitá pre našu produktivitu. V rušnom týždni by vám mohlo pripadať kontraproduktívne, keby ste si naplánovali čas so svojou virtuálnou skupinou iba na rozhovor, ale spoločenský čas je pre lojalitu a súdržnosť tímu zásadný.
Štúdie ukázali, že priateľstvá v tíme vedú k lepším výkonom, takže je nevyhnutné, aby sme tieto vzťahy udržiavali na vrchole, aj keď sa navzájom nevidíme zoči-voči. Tu je niekoľko nápadov na plánovanie vo vašom sociálnom priestore:
Pre tím Science of People máme dokonca filmové dni každých pár mesiacov a tieto príležitosti využívame na oslavu a kontrolu osobných a profesionálnych noviniek.
Spočiatku by vám mohlo pripadať trochu čudné naplánovať si prestávku na kávu so svojimi kolegami na diaľku, ale je dôležité, aby sme náš tím udržali viazaný . Po tom všetkom, čo sa povie a urobí, by vás mohlo zaujímať ...
Vedenie tímu motivovať členov virtuálneho tímu je pre vedúcich tímu nevyhnutné. Najprv musíte vedieť ako sa motivovať . Inšpirujú nás vysoko produktívni a efektívni ľudia.
Po druhé, osvojte si typ osobnosti svojho tímu. Viedol som stovky virtuálnych firemných školení pre vzdialené tímy vrátane spoločností Microsoft, Automattic (ďakujem za vytvorenie celej tejto webovej stránky!) A Google. Jedným z najviac motivujúcich cvičení, ktoré sme absolvovali, je tímová osobná veda.
Rád by som prišiel hovoriť s vašou skupinou virtuálne, alebo môžete viesť svoj tím prostredníctvom nášho osobnostného cvičenia.
Každý utorok sa môj tím stretne s platformou Zoom na videokonferencie, aby som mohol zdieľať informácie o novinkách a vymýšľať nové nápady pre tento biznis. Samozrejme stále komunikujeme prostredníctvom iných kanálov, ako sú e-mail a telefón, ale video umožňuje tímom vizuálnejší zážitok. Špeciálne odporúčam videohovory s novými kontaktmi v sieti online.
Videohovory sú považované za lepší spôsob usporiadania stretnutí v porovnaní so štandardnými telefónnymi hovormi.
Tu je dôvod, prečo sú videohovory také dôležité:
A môžete vylepšiť video! Prečítajte si nášho sprievodcu, vďaka ktorému sú vaše videohovory úžasné.
15 tipov pred ďalším videohovorom
Čo je jednou z najväčších výziev pre virtuálne tímy? Nájdenie správnej technológie pre správne zamestnanie! Našťastie existujú nástroje, ktoré dokážu neproduktívne tímy transformovať úspešné virtuálne tímy.
Keďže takmer 69% spoločností, ktoré už ponúkajú prácu na diaľku ako voliteľné príslušenstvo, existuje veľa nástrojov, ktoré vám umožnia zostať v spojení so svojím tímom.
Dôrazne odporúčam vyskúšať všetky tieto možnosti pre váš virtuálny tím a potom zvoliť to, čo funguje najlepšie. Tiež som fanúšikom používania viac ako jedného typu digitálnej komunikácie a ich zosúladenia so správnymi úlohami. Napríklad brainstormingové stretnutia by sa mali vždy robiť vo videorozhovore (aby ste videli reč tela a tváre), zatiaľ čo na agendách sa dá pracovať asynchrónne prostredníctvom e-mailu a rýchle vysvetlenie je najlepšie cez chat.
Tu je spodný riadok: Vyberte správny nástroj, ktorý funguje pre danú úlohu.
Niekedy stačí poslať vašim spoluhráčom niekoľko rýchlych správ tam a späť. To nemusí byť komplikované: pre tento druh konverzácií vyberte dobrú chatovú službu. Milujeme Slack alebo Twist , aj keď už Gmail používate, má v sebe zabudovaný užitočný chat s názvom Google Hangouts .
Krok akcie: Počas virtuálnych stretnutí sa nebojte okoreniť ankety, súbory PDF a zahrievacie chaty!
Čo je automatizácia pracovných postupov?
Automatizácia pracovných postupov vám pomôže automatizovať všetky nudné a nudné úlohy, aby ste sa mohli sústrediť na tie dôležité. Automatizácia pracovných postupov obsahuje softvér a aplikácie, ktoré sú efektívne a odstraňujú faktor ľudskej chyby. Tu je niekoľko príkladov automatizácie pracovných postupov:
Tu sú dôvody, prečo sú nástroje automatizácie pracovného toku také dôležité:
Ak budú všetci robiť nudné, opakujúce sa úlohy, ktoré by sa dali automatizovať, stratí celý váš tím drahocenný čas.
Automatizačné nástroje sú nevyhnutnosťou pre efektívne virtuálne tímy. Existuje niekoľko skutočne dobrých nástrojov alebo automatizácia pracovných postupov, ale to sa nám obzvlášť páči Pondelok , Zapier a Microsoft Flow . Tu je pondelkový softvér, ktorý môžete použiť na vytvorenie automatizovanej úlohy:
Môžete nastaviť všetky svoje automatizácie úloh naraz a automaticky sa vykonajú za vás pri každom spustení úlohy. Automatizačné nástroje sú doslova jedným z najlepších šetričov času!
Naozaj nemôžeme chváliť disk Google čo sa týka spolupráce na dokumentoch, dosť.
Pomocou funkcie sledovania zmien môžete vidieť presne tie časti dokumentu, ktoré vaša virtuálna skupina upravovala:
Môžete tiež pracovať v režime Navrhovanie, aby ste zabránili vykonaniu akýchkoľvek trvalých úprav bez súhlasu spolupracovníka so zmenou:
Dokumenty Google sú jedným z najlepších spôsobov, ako rozšíriť svoju spoluprácu. Hurá na virtuálnu tímovú prácu!
Ak pracujete na budovaní silnej vzdialenej kultúry, je dobré utriediť si niektoré nástroje riadenia projektu.
Môže to byť oveľa ťažšie presne zorganizovať, kto je delegovaný na úlohu a na aký termín, keď už nebudete môcť niečo skontrolovať na jednom stole.
Nájdeme to Asana je to najlepšie pre riadenie projektu, ale iné tímy ho radi používajú Trello alebo Jira .
Keď uvažujete o videokonferencii, vašou prvou myšlienkou by mohlo byť použitie Skype, ale v dnešnej dobe existuje veľa ďalších možností. Priblížiť sa rýchlo stáva populárnejšie , ako aj Cisco Webex , ktoré oba ponúkajú funkcie, ako je rozmazanie pozadia (užitočné, ak nechcete, aby vaša virtuálna skupina videla stav vašej kuchyne).
Aj keď opäť používate službu Gmail, Google Meet a Google Hangouts sú pôsobivé, ale ľahko použiteľné služby videohovorov.
Dobre, povieme to znova. Google Calendar je vynikajúci na plánovanie. Môžete ovládať nastavenia súkromia a spájať jednotlivé kalendáre (napríklad Pracovné hodiny tímu A a Stretnutia), takže sa vo vašom kalendári zobrazia všetky udalosti, o ktorých potrebujete vedieť. Môžete tiež nastaviť pripomienky, zdieľať pozvánky na udalosti a písať popisy vedľa času a dátumu.
Máme ešte viac komunikačných nástrojov, ktoré si môžete vyskúšať:
15 najlepších nástrojov na diaľkovú komunikáciu
Aj keď je práca z domu iba dočasná, mali by ste mať zavedenú politiku vzdialenej práce. Očakáva sa, že sa čoskoro dočkáme a významný posun v počte ľudí pracujúcich natrvalo z domu. Preto stojí za to investovať čas do spolupráce s vašim virtuálnym tímom na oficiálnej politike vzdialenej práce.
Politika práce na diaľku je dohoda zvyčajne medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ktorá načrtáva pracovné podmienky. Zásada vzdialenej práce môže byť dočasná alebo trvalá a obsahuje podrobnosti o tom, ako sa má práca vykonávať mimo kancelárie.
Typické zásady vzdialenej práce zahŕňajú tieto položky:
Príprava dokumentu, ako je tento, skutočne vytvára základ pre druh komunikačnej a kolaboratívnej kultúry, ktorú chcete pre svoj virtuálny tím pri práci na diaľku.
Viac informácií o tom, ako vytvoriť politiku vzdialenej práce, nájdete v našej príručke k správe vzdialených zamestnancov:
12 spoľahlivých tipov na správu vzdialených zamestnancov
Máme pripravenú našu novú kanceláriu v náhradnej miestnosti, lesklý kávovar opatrne umiestnený vedľa počítača, stojaci stôl, ktorý je poskladaný dokopy, a sme pripravení vyraziť!
No, takmer.
Jednou z ťažších častí sťahovania z kancelárie do našich domovov je to, ako ľahké sa stane neaktívnym. Sedíme a stávame sa predĺženými zemiakmi. A je to zlé: vedecké štúdie o dlhodobom sedení naznačujú, že sedavé správanie môže viesť k zvýšeniu krvného tlaku, vysokej hladine cukru v krvi, nadmernému množstvu telesného tuku a zvýšenej hladine cholesterolu.
A najhoršia časť?
Byť sedavý je ľahké . Cvičenie je ťažko . Ľudia teda jednoducho necvičia! Je to obzvlášť dôležité pre pracovníkov na diaľku, ktorí zvyčajne pracujú doma a sedia celý deň. Ak však ešte nie ste v rutine cvičenia, zvážte toto:
Každá minúta, ktorú cvičíte, je pridaná k vášmu životu.
To je preto, lebo Harvardskí vedci zistili, že iba 15 minút cvičenia denne môže predĺžiť vašu životnosť o 3 roky!
Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete zahrnúť cvičenie do svojej novej pracovnej rutiny.
Pravdou je, že to až tak nevadí čo druh cvičenia, ktorý cvičíte, pokiaľ je jeho intenzita mierna a sami sebe čelíte. Ak to zo začiatku znie príliš veľa, vyskúšajte detské kroky! Vykonajte iba pár klikov alebo iba 5 minút švihadla a choďte odtiaľ.
Spodný riadok: práca je dôležitá, ale nemôžete pracovať, ak trpí vaše zdravie.
Ak dokážete ostatných zbaviť stresu, budete vo svojom tíme považovaní za skvelého hráča.
Inými slovami, množstvo stresu, ktoré znižujete od ostatných, určuje vašu hodnotu. Popremýšľajte o tom: ak pridávate prácu a stres iným ľuďom, efektívne zaťažujete svoj tím.
Ak však nájdete spôsob, ako znížiť stres, ľudia sa na vás budú obracať viac, aby vám pomohli.
Aký je skvelý spôsob, ako znížiť stres v tíme? Jeden skvelý spôsob je odporúčanie skratiek.
Skratky v pracovnom toku. Skratky, aby ste ušetrili čas. Skratky, ktoré hacknú produktivitu. Napríklad som našiel skvelý doplnok, ktorý šetrí čas tým, že obmedzuje množstvo manuálnych výskumov! Pretože to mohlo pomôcť jednému z členov môjho tímu, poslal som mu ho a vo výsledku sa jeho efektivita drasticky zlepšila! (A jeho stresové zaťaženie sa tiež znížilo!)
Krok akcie: Nájdite a odporučte jednu skvelú skratku spolupracovníkovi, manažérovi, zamestnancovi alebo šéfovi. Ak sa im páči, super! Pomohli ste a ukázali ste hodnotu. Ak sa im to nepáčilo, žiadna škoda! Ukazuje to tiež, že ste iniciatívny a máte skutočnú túžbu pomôcť.
Existuje niekoľko bežných nástrah, s ktorými sa vzdialení pracovníci stretnú, keď sa stanú členom virtuálneho tímu. Tie väčšinou spadajú do dvoch vecí:
Uvádza sa, že 40% vzdialených pracovníkov uvádza ako najväčší prínos pre prácu z domova flexibilitu.
Ale flexibilita prichádza s nevýhodou .
Tu je scenár:
Flexibilita je fantastická, ale je tu veľká nevýhoda flexibility: odvádzanie pozornosti.
Stanovenie si cieľov, časové obmedzenie konkrétnych úloh a udržanie pracovného priestoru bez vyrušovania je skutočne dôležité, ak chcete niečo dokončiť!
Existuje niekoľko spôsobov, ako to môžete urobiť.
Ďalším najväčším úskalím, do ktorého vzdialení pracovníci spadajú, je nedostatočná komunikácia so svojím tímom. Toto ovplyvňuje nielen produktivitu pracoviska, ale aj svoje vlastné duševné zdravie .
Jeden štúdium naznačuje, že až 21% pracovníkov na diaľku bojuje s osamelosťou.
Už sme vytvorili druh nástrojov, pomocou ktorých môžete zabrániť tomu, aby sa to stalo, ale tu je niekoľko sociálne tipy ako to zvládnuť.
Spodná čiara: Na čo treba pamätať pri budovaní silného virtuálneho tímu je to isté, čo by ste robili v kancelárii - udržiavanie efektívnej komunikácie, úzky vzťah s virtuálnou skupinou a dodržiavanie rutiny.
Toto je jedno z najobľúbenejších cvičení môjho tímu. Volá sa Štart, Stop, Pokračovať a funguje tak pre virtuálne, ako aj pre osobné tímy. Môžete to urobiť každý rok, dvakrát ročne alebo mesačne so svojím tímom. Tu v spoločnosti Science of People sa k tomuto cvičeniu vraciame po veľkých obchodných chvíľach, ako sú uvedenie produktu na trh a zmena kurzu, aby sme sa mohli ohľadom úloh skontaktovať s tímom.
Keď pracujete virtuálne, je ľahké sa stratiť vo vlastnej práci a zabudnúť na to, čo zvyšok tímu buduje a vytvára. Toto cvičenie slúži ako pripomienka obchodných cieľov a toho, ako úlohy jednotlivých členov tímu tieto ciele podporujú.
Pozrite si celé video v časti Štart, Zastaviť a Pokračovať a dozviete sa viac:
Pracovať na diaľku? Pošlite toto video svojmu virtuálnemu tímu! Použite ako východiskový bod do začnite komunikovať zmysluplnejšie a dynamicky so svojimi kolegami.
Šťastné virtuálne fungovanie,
Vanessa