7 trikov, ako zabrániť preťaženiu informáciami a správe e-mailov

Býval som závislý od e-mailu. Bola som vyčerpaná. Vyhorieť. Potreboval som lepšiu cestu z doručenej pošty.



Obsah

  1. Nemôžem jednoducho dávkovať svoje e-maily?
  2. Prečo e-mailom ničí produktivitu
  3. Dôvod, prečo stále kontrolujete e-mail
  4. Skutočné nebezpečenstvo: preťaženie informáciami
  5. 5 spôsobov, ako môžete bojovať proti preťaženiu informáciami
  6. Ako zabrániť preťaženiu informáciami a spravovať svoje pracovné e-maily v 7 krokoch
    1. Krok 1: Zapíšte si svoje procesy
    2. Krok 2: Hľadajte jednu vec
    3. Krok 3: Napíšte svoj koniec zoznamu
    4. Krok 4: Implementujte šprinty
    5. Krok 5: Zrušenie doručenej pošty
    6. Krok 6: Stretnutia prostredníctvom e-mailov
    7. Krok 7: Choďte na e-mailovú diétu
  7. Vážený čitateľ ...

Vedeli ste, že priemerný administratívny pracovník dostane 121 e-mailov za deň?

A že väčšina z nás kontroluje svoj e-mail v práci každých 6 minút?



Preťaženie informáciami je skutočné. A treba s tým prestať.

Sadla som si s Calom Newportom. Cal je profesorom informatiky na Georgetown University a najpredávanejším autorom 7 kníh! Jeho najnovšia kniha, Svet bez e-mailu , sa zaoberá zásadnou otázkou: Ako vylepšíme pracovisko tak, aby bola zabezpečená dôležitá komunikácia nie používať e-mail?

Pozrite sa na naše video nižšie:



Naším cieľom je pomôcť vám vylepšiť vašu e-mailovú produktivitu. V tejto príručke sa dozviete:

  • ako sa vyhnúť preťaženiu informáciami
  • prečo je e-mail zabijakom číslo 1 v produktivite
  • prečo ste tak závislí od kontroly e-mailov
  • ako spravovať e-maily (a váš čas) ako šéf

Nemôžem si jednoducho dávkovať svoje e-maily?

Nechajte ma hádať - bolo vám povedané, aby ste hromadne poslali svoje e-maily.

Aj keď to niekomu môže fungovať, má to veľký háčik. V prelomovom štúdium , vedci z Kalifornskej univerzity uskutočnili experiment:



  • Na 12 dní zapojili 40 pracovníkov kancelárie do monitorov srdcového rytmu.
  • Zistili, že čím dlhšie človek strávi e-mailom v danú hodinu, tým vyšší je ich stres (neprekvapuje).
  • Zistili tiež, že čím vyššia je osobnostná črta neurotizmu, tým vyššia je ich úroveň stresu pri hromadnom odosielaní e-mailov (prekvapivejšie).

Niektorým ľuďom teda môže dávkovanie e-mailov skutočne spôsobiť viac škody ako úžitku, najmä ak majú tendenciu ľahko sa stresovať. Ako teda vyriešiť tento problém? Aká je lepšia alternatíva ku kontrole e-mailov?

Prečo e-mailom ničí produktivitu

Neustále kontrolujete svoje e-maily každý deň? Podľa prieskumu spoločnosti 2021 z roku 2021 to môže byť zlé Správca pošty .

Výsledky prieskumu spoločnosti Mail Manager z roku 2021 ukazujú, že väčšina ľudí má pocit, že e-mail ich robí menej produktívnymi a frustrovanými

Prieskum, ktorý sa uskutočnil na 500 vedúcich pracovníkov, ukázal, že viac ako polovica uviedla, že boli frustrovaní z toho, že nemohli nájsť konkrétne dokumenty v doručenej pošte, čo v nich vyvolalo pocit, akoby boli:





  • plytvanie časom (63%)
  • je menej produktívny (48%)
  • strata informácií o projekte (52%)

Jaj! Nehovoriac o neustálej kontrole e-mailov, môže to úplne narušiť našu koncentráciu (o tom neskôr).

Čo ma vedie k veľkej otázke ...

Prečo pracujeme týmto spôsobom? Prečo povoľujeme e-mailom, aby nahradil iné formy hlbšej konverzácie? Prečo máme upozornenia stále zapnuté? Prečo nemôžeme najskôr vykonať dôležitú prácu a potom skontrolovať e-mail neskôr?

Dôvod, prečo stále kontrolujete e-mail

Aby sme pochopili, prečo používame toľko e-mailov, pozrime sa na históriu e-mailov (je to skutočne fascinujúce!).

Email začal rásť začiatkom 90. rokov. Keď ľudia zistili, že e-mailové adresy sú zvyčajne lacnejšie, rýchlejšie a efektívnejšie ako faxové prístroje, počet používateľov e-mailov prudko vzrástol z 55 miliónov používateľov na celom svete v roku 1997 na 400 miliónov do roku 1999.

A tu začína problém s e-mailovou komunikáciou ...

S rýchlym nárastom e-mailov začali e-maily nahrádzať všetky spôsoby, ktorými sme komunikovali. Zrazu sme začali mať :

  • menej stretnutí
  • menej telefónnych hovorov
  • menej skutočných konverzácií osobne

Toto izolovalo ľudí a brzdilo efektívnosť práce— e-mail sa nemení .

To znamená, že sme obetovali skutočnú, sporadickú osobnú komunikáciu s viacerými e-mailmi tam a späť s klientmi a manažérmi - e-maily, ktoré trvajú veľa času, a iba s jednou osobou (my sami), aby sme im odpovedali. Všetci vieme, ako dlho môžu e-mailové reťazce trvať, a preto sa ponáhľame odpovedať na e-maily, aby sme proces už ďalej neodkladali.

Tu prichádza na rad koncept hyperaktívnej ľudskej mysle.

Čo je hyperaktívna ľudská myseľ?

Cal Newport popisuje hyperaktívnu ľudskú myseľ ako pracovný tok zameraný na prebiehajúcu konverzáciu poháňanú neštruktúrovanými a neplánovanými správami. V ľudskej mysli majú ľudia tendenciu udržiavať otvorené svoje komunikačné linky odpovedaním na e-maily, telefónne hovory alebo hovory Zoom po celý deň. Hyperaktívny ľudský duch môže byť pre hlbokú prácu škodlivý.

Hyperactive Hivemind ničí náš pracovný tok, pretože sme neustále v strehu.

Grafický popis pracovného postupu Hyperactive Hivemind

Nie je to iracionálne. Nejde o to byť zlý s našimi komunikačné nástroje . Nie je to naša chyba .



Tu je veľký problém: Nie sme počítačové procesory. Nemôžeme len vykonávať procesy jeden za druhým - potrebujeme čas na to, aby sme zmenili svoju pozornosť z jednej veci na druhú.

Keď máme vždy otvorené naše komunikačné linky, odoberú nám naše vzácne duševné zdroje, čo nás odvedie od kritickej hlbokej práce, ktorú musíme dokončiť.

Hyperaktívna ľudská myseľ je jed na produktivitu.

Skutočné nebezpečenstvo: preťaženie informáciami

Vďaka neustálemu toku správ a informácií čelíme jednému smrteľnému problému: preťaženiu informáciami. Podľa štúdie Výskumné centrum Pew 20% ľudí tvrdí, že sa cítia byť zahltení informáciami.

Čo je to preťaženie informáciami?

Preťaženie informáciami, známe tiež ako informačná úzkosť alebo infoxikácia, nastáva, keď sme vystavení príliš veľkému množstvu informácií, ktoré nedokážeme zvládnuť naraz. K informačnému preťaženiu obvykle dochádza, keď absorbujeme množstvo informácií (t. J. Prostredníctvom e-mailu), čo nás často vedie k nelogickým rozhodnutiam alebo ešte viac oddiaľujeme naše rozhodnutia.

Keď sme preťažení, náš mozog jednoducho nedokáže spracovať všetky prichádzajúce informácie. A existujú veľa dôvody, prečo sme preťažení. Môžete s niečím súvisieť?

  • Celý deň dostanete nespočetné množstvo e-mailov od vašich spolupracovníkov, manažérov a šéfov.
  • Čelíte tlaku, aby ste neustále chrstli skvelý obsah a spôsobili, že budete mať lepšie myslenie.
  • Ste bombardovaní protichodnými informáciami (Úloha by mala byť priradená tu! Nie, mala by byť pridelená tam!).
  • Neustále žongluješ s viacerými úlohami, ktoré ti boli pridelené.
  • Cítite sa vystresovaní, keď nemôžete spracovávať informácie tak rýchlo, ako dorazia.

Ak to znie ako vy, tu je niekoľko jednoduchých tipov, ktoré môžete ihneď implementovať do boja proti preťaženiu informáciami:

5 spôsobov, ako môžete bojovať proti preťaženiu informáciami

Keď majú ľudia problém, zvyčajne existuje odpoveď:

  • Chcete schudnúť? Jesť menej a cvičiť.
  • Chcete sa lepšie vyspať? Nepozerajte sa na obrazovku pred spaním a robte niečo relaxačné.

ale čo informačné preťaženie?

Nemôžeme len vypnúť počítač a telefóny - najmä ak je naša práca online.

Aj keď riešenie nemusí byť jednoduché, existujú vyskúšať niektoré veci, ktoré veľmi pomáhajú pri preťažení informáciami:

  1. Myšlienka. Ak ste uviaznutí v strese a vystresovaní, SKUTOČNE vám pomôže dostať svoje nápady na papier. Zoberte pero a papier a poďme na brainstorming - vymenujte VŠETKO, čo vás práve teraz stresuje. 20 e-mailov, ktoré ste dostali od šéfa. Manažér, ktorý vám povedal, aby ste tlačiareň opravili. Ten obrovský 30-stranový dokument, ktorý ste dnes ráno museli preosievať. Myšlienkovanie je ako nasmerovanie stresu a obáv na papier. Keď budete mať všetko uvedené, budete sa môcť namiesto toho, aby ste sa starali o ostatné, sústrediť viac na danú úlohu.
  2. Použite svoj tím. Ak ste súčasťou tímu, nezodpovedajte sami za seba. Povedzme, že máte manažéra, ktorý vám neustále posiela úlohy, prečo ich nezdieľať s niekým z vášho tímu? Ak majú šírku pásma, obaja by ste mohli problém vyriešiť namiesto toho, aby ste sa spoliehali na seba (a dva mozgy sú určite lepšie ako jeden).
  3. Z Internetu. Čítať knihu. Ísť na prechádzku. Daj si jogu. Informácie nás zvyčajne dostanú, keď sme na internete - koniec koncov, na internete môžeme počuť hlas KAŽDÉHO. V skutočnom svete nemusí byť každý (aspoň my) počutý. Choďte niekam pokojne a detoxikujte. Zistil som, že pekná prechádzka alebo krátka túra ma omladzujú.
  4. Vyvarujte sa multitaskingu. Štúdie ukážte, že multitasking v skutočnosti robí ľudí menej produktívnymi, ako keby sa držali jednej úlohy. Prečo? Náš mozog ťažko prechádza z jednej úlohy na druhú. Pracujeme čo najlepšie, keď sa dokážeme bez rozptyľovania sústrediť na úlohu iba jednou rukou. Takže zvážte timeboxing alebo nájsť spôsob práce bez rušenia.
  5. Správa rúk. Si mikromanager? Ak to zájdete príliš ďaleko, mohli by ste ublížiť ostatným. Väčšina zamestnancov má rada pocit autonómie - koniec koncov, oni sú tí, ktorí s projektom úzko spolupracujú. Vyskúšajte prístup typu hands-off, keď sa ujímate vedenia, ale nechajte ich, nech sa rozhodnú sami. Nielenže to ocenia, ale pravdepodobne aj vedia, čo je pre tím najlepšie!

Ako zabrániť preťaženiu informáciami a spravovať svoje pracovné e-maily v 7 krokoch

Dobre, zamerajme sa hlavne na veľký problém: e-maily.

Nie je ľahké sa od týchto e-mailov dostať, ale tiež ich nemusíte úplne vyhodiť.

Chcem, aby ste prestali byť obeťou komunikačného preťaženia. Podľa týchto 7 krokov získate maximálnu správu e-mailov:

Krok 1: Zapíšte si svoje procesy

Zakaždým, keď dostanete e-mail, položte si túto zlatú otázku:

Aký je základný proces, ktorý sa tento e-mail snaží posunúť vpred?

E-mail môže byť v styku s klientmi, tlačiť video na produkciu, zhromažďovať nové časti obsahu pre blog atď. Ak je e-mail dôležitý, jeho odosielateľ sa spolieha na vašu odpoveď, aby mohli prejsť k ďalším krokom.

Kľúčom tu je skutočne chvíľu trvať, kým si odpoveď zapíšete na kúsok papiera alebo urobíte poznámku. Niektoré e-maily, ktoré si môžete uvedomiť, nemajú žiadny závažný účel, napríklad vytrhnuté e-maily alebo zdĺhavé sťažnosti.

Ďalším spôsobom, ako o tom premýšľať, je zostaviť zoznam alebo tabuľku všetkých tém alebo projektov, ktoré sa dostanú do vašej doručenej pošty. Takže keď som vytvoril tento zoznam, všimol som si, že mám témy:

  • články na blogu - 17 e-mailov
  • Videá z YouTube - 12 e-mailov
  • hovorové záväzky - 8 e-mailov
  • plánovanie - 24 e-mailov

To bolo užitočné, pretože mi to umožnilo premýšľať o nastavení systémov v týchto segmentoch.

Po vizuálnom zobrazení prepojenia vašich e-mailov prejdite na ďalší krok.

Krok 2: Hľadajte jednu vec

Teraz prichádza zaujímavá časť:

Aká je jedna vec, ktorú môžete urobiť, aby ste uľahčili svoje procesy?

Zamerajte sa na tu málo visiace ovocie - jeden jednoduchá zmena, ktorá vám ušetrí najviac času.

Môže to byť také jednoduché ako používať nástroj ako Kalendárne namiesto častých e-mailov pripravovať časté stretnutia s klientom. Alebo si môžete uvedomiť, že tvorbou môžete ušetriť veľa času e-mailové šablóny za tie opakujúce sa týždenné e-maily.

Akonáhle získate jedno nízko zavesené ovocie, pridajte ešte pár ďalších.

Tento krok je zásadný, pretože hovorí vašej mysli, že komunikácia má viac ako iba e-mail.

Keď nájdete svoju jednu vec a zodvihnete zo svojich ramien ten silný stres z neustáleho odosielania e-mailov, začnete získavať dynamiku, ktorá nad vami prevezme kontrolu nad časom.

Keď som uvidel svoje dávky, uvedomil som si, že musíme vytvoriť systém Asana, ktorý prepojí náš blog a video systém YouTube.

Krok 3: Napíšte svoj koniec zoznamu

Môj tím a ja používame Asana ako náš nástroj riadenia projektu go-to. Rovnako ako každý dobrý softvér na správu projektov, aj jeho veľkou výhodou je znižovanie počtu e-mailov.

Jeden veľmi užitočný trik, ktorý sme nedávno implementovali, je použitie zoznamu na konci dňa a na konci týždňa. Tento zoznam je úloha, ktorú vytvoríme v Asane a ktorá v podstate hovorí:

Hej, Vanessa! Keď budete mať čas na konci dňa / týždňa, mohli by ste sa prosím pozrieť na X, Y a Z?

Príklad zoznamu na konci dňa

Tento proces nám toľko šetrí tam a späť, pretože sme si navzájom poskytli dostatok času na dokončenie našej hlbokej práce počas dňa, pričom sme si komunikáciu nechali na neskôr.



Krok 4: Implementujte šprinty

Tímový šprint sa zameriava na jeden projekt alebo úlohu, aby bol hotový. To zvyčajne zahŕňa väčšinu alebo všetkých vašich dôležitých členov tímu potrebných na splnenie úlohy.

Sprinty sú bežné v tímoch pre vývoj softvéru, kde je dôležitá spolupráca v reálnom čase, aby sa plnili závislosti úloh.

Vo väčšine ostatných organizácií sa však tímový šprint stráca.

Odporúčam vrátiť sa k šprintu.

Zamerajte všetku pozornosť svojho tímu na jednu úlohu a ignorujte e-maily, kým nebude táto úloha dokončená. Takto celý tím vie, na čom všetci pracujú, a v tomto procese je možné dokončiť hlbokú prácu.

Môžete si dokonca naplánovať v dňoch šprintu alebo ráno, keď váš tím pracuje na jednej úlohe v konkrétnom čase a na inej inej. Zistil som, že to TONU pomáha vyhnúť sa tým nepríjemným e-mailovým reťazcom.

Krok 5: Zrušenie doručenej pošty

Pomyslite na najdôležitejšie každodenné online zdroje vášho tímu:

  • kalendár riadenia projektu
  • online písanie dokumentov
  • písacie potreby

Musia byť tieto zdroje v doručenej pošte? Moja odpoveď je nie (a som si istý, že 99% spoločností môže doručenú poštu vyhodiť a zostať produktívnou). Ak teda neustále sledujete doručenú poštu, aby ste získali prístup k zdrojom svojho tímu, kľúčom je sprístupniť svoje zdroje mimo doručenej pošty:

  • Na zanechanie komentárov použite dokument na spoluprácu.
  • Vytvorte šablónu zdroja s príslušnými odkazmi vo svojom softvéri na správu projektov.
  • Nastaviť komunikačný softvér tak, aby bol mimo e-mailu, a nastavovať upozornenia mimo času dôkladnej práce.

Krok 6: Stretnutia prostredníctvom e-mailov

Namiesto odosielania e-mailov po e-mailových správach si môžete naplánovať jednu alebo dve týždenné stretnutia, na ktorých sa venujete dôležitým témam (a ušetríte tým veľa času pri e-mailoch).

E-mail je vynikajúci na vysielanie, ale je hrozný na interakciu.

Všeobecné pravidlo je: Ak sa musíte rozhodovať zásadne alebo viesť dôležitú konverzáciu prostredníctvom e-mailu, je lepšie usporiadať schôdzku. E-maily môžu byť skvelým pripomenutím, aby ste ľuďom pingali o nadchádzajúcej schôdzke, ale na stretnutie si nechajte mäso a zemiaky.

Krok 7: Choďte na e-mailovú diétu

Rovnako ako bezlepková diéta, aj ja a môj tím sme pomaly začali používať e-mailovú diétu.

Rovnako ako všetky diéty, je v poriadku začať s pomalým a rovnomerným prechodom do nového systému. Chápem - e-mail sa javí ako nevyhnutný krok pre všetky moderné spoločnosti.

Kľúčom tu však nie je úplné zastavenie e-mailu alebo komunikácie - ide o nahradenie týchto základných pracovných tokov.

Čím lepšie bude váš tím schopný nahradiť e-maily, tým menej vám bude e-maily chýbať.

Vážený čitateľ ...

Dúfam, že vám tento článok pomohol! Chcem vám pomôcť prevziať kontrolu nad svojím časom a ukončiť všetky zbytočné rušenia vášho života. Prosím, zanechajte komentár nižšie a dajte mi vedieť vaše interné tipy, ako naložíte s vašimi pracovnými e-mailmi.

A ďalšie čítanie nájdete v týchto úžasných blogových príspevkoch:

K vášmu úspechu,

Vanessa