17 jednoduchých spôsobov, ako vylepšiť vaše stretnutia

Obsah

1. Pred stretnutím
1. Posúďte dôvod stretnutia.
2. Zvážte všetko, čo si musíte vziať so sebou.
3. Dajte každému vedieť program.
4. Pozvite ľudí, ktorí tam musia byť.
5. Držte sa pravidla dvoch pizze.
6. Zamyslite sa nad fyzickým plánovaním stretnutia.
7. Zvážte svoju prezentáciu.
8. Bonus: Vyberte si správne online nástroje na schôdzky.
2. Počas stretnutia
1. Povzbuďte všetkých, aby prispeli:
2. Bezva vtip alebo dva.
3. Buďte si vedomí reči svojho tela.
4. Nech je to krátke.
5. Buďte taktní.
6. Vyhnite sa sťažovaniu.
7. Buďte sústredení a zaujatí
3. Po stretnutí
1. Zdieľajte zápisnicu.
2. Požiadajte o spätnú väzbu.
3. Plán do budúcnosti.

Bojíte sa stretnutí? Možno robíte jednu z 7 najlepších chýb pri stretnutí. Nerobte si starosti! Prejdem každú zo 7 chýb pri stretnutí a ponúknem vám 7 ľahkých riešení pri stretnutí.

Podnikatelia majú veľa stretnutí. V skutočnosti toľko, že kým dočítate túto vetu 8 000 stretnutí sa začne v USA. Pre mnohých z nás je myšlienka zúčastniť sa (alebo ešte horšie hosting ) stačí stretnutie, aby sme zasiahli strach do našich sŕdc. Pre ostatných sú iba nudou. V skutočnosti sa v prieskume medzi pracovníkmi z USA uviedlo „príliš veľa stretnutí“ najväčšia strata času .

Zle vykonané stretnutia môžu byť nudné, časovo náročné a neuveriteľne neproduktívne, čo nie je len frustrujúce pre všetkých zúčastnených, ale aj pre podnik je mimoriadne nákladné.

Neproduktívne stretnutia len v USA minú ročne viac ako 37 miliárd dolárov.

A existuje toľko rôznych druhov stretnutí! Od stretnutí zamestnancov cez pracovné skupiny cez brainstorming až po slávnostné stretnutia - potrebujete vedieť, ako mať lepšie stretnutie.

Musíme vylepšiť spôsob, akým robíme stretnutia. To znamená vytvorenie akčného plánu schôdzky.

Konečne je čas rozlúčiť sa s hroznými stretnutiami a zaviesť nový spôsob robenia vecí!

Preto som sa dal dokopy Stretnutia 101.

Pred stretnutím

Posúďte dôvod stretnutia.

Stretnutia by sa mali sústrediť na prijímanie dôležitých rozhodnutí a mali by zahŕňať riešenie problémov alebo hlboké diskusie. Stretnutia sa príliš často používajú na zdieľanie bežných informácií s tímom. Popremýšľajte, môžete tieto informácie efektívne oznámiť e-mailom? Ak áno, urobte to. To bude ušetriť čas, a váš tím vám za to poďakuje.

Zvážte všetko, čo si musíte vziať so sebou.

Nezúčastňujte sa na schôdzke s prázdnymi rukami, najmä ak organizujete schôdzku. Prinajmenšom budete potrebovať poznámky o tom, o čom chcete diskutovať a dosiahnuť. Potrebujete tiež pero a papier, aby ste si mohli zaznamenávať čokoľvek dôležité.

Tiež stojí za zváženie, či so sebou potrebujete zdieľať dokumentáciu, napríklad:

• Údaje a štatistika
• Grafy a správy
• Plány predaja
• Plány výroby
• Zápisnica z predchádzajúcich stretnutí

To všetko sa bude líšiť od odvetvia k odvetviu, dokonca aj od podniku k tímu alebo od tímu k tímu, ale získate všeobecnú podstatu.

Dajte každému vedieť program.

Ak sa rozhodnete, že je potrebné schôdzu zorganizovať, budete musieť e-mailom zaslať e-mail ciele, ktoré ste si stanovili . Dajte všetkým účastníkom presne vedieť, čo chcete dosiahnuť a rozprávanie o tom pomôže každému zostať sústredeným na dané veci.

Iba okolo 37 percent stretnutí v USA používa programy, napriek tomu, že výrazne zvyšujú produktivitu.

Dodatočne, a priekopnícka štúdia v oblasti psychológie navrhuje, aby sa o agendách malo diskutovať na začiatku a aby sa najskôr venovalo pozornosť oblastiam dôležitosti, aby bolo všetko superkoncentrované.

Pozvite ľudí, ktorí tam musia byť.

Je stratou času a sily ľudí priviesť na stretnutie ľudí, ktorí tam nemusia byť. Zvážte kto bude mať zo stretnutia úžitok , a kto sú to odborníci potreba na základe toho pozvať účastníkov.

Niektoré štúdie naznačujú, že až 71 percent vyšších manažérov považuje stretnutia za neproduktívne a neefektívne, a pozývanie nesprávnych ľudí môže byť jedným z najväčších dôvodov.

Držte sa pravidla dvoch pizze.

Generálny riaditeľ spoločnosti Amazon Jeff Bezos to začal ako nápad. Aplikoval ho všeobecne na tímy, aj keď môže fungovať aj na schôdzkach.

Ak potrebujete na nasýtenie viac ako dvoch pízz, je tu príliš veľa ľudí.

Počuli ste frázu, že príliš veľa kuchárov kazí vývar? Je to pravda. Štúdie preukázali, že u každého človeka nad sedem členov v skupine je účinnosť rozhodovania znížená asi o 10 percent. Eek! Čím je skupina väčšia, tým viac sa objavuje kontraproduktívne správanie a interpersonálna agresia.

Dôvody sú celkom jasné - čím viac ľudí, tým viac diskusií je potrebných, tým viac sa vyskytujú nezhody a tým viac rastie napätie.

Ak je to dosť dobré pravidlo pre Jeffa Bezosa, je to dosť dobré pravidlo pre nás.

Zamyslite sa nad fyzickým plánovaním stretnutia.

Výskum ukázal že navrhnutie vašej schôdzky tak, aby zohľadňovalo hladinu hluku, osvetlenie a občerstvenie, môže zlepšiť vnímanie kvality schôdzky. Kto chce stretnutie cez obed bez jedla? Alebo prvé stretnutie ráno bez toho, aby ste čapovali kávu?

Ak budete mať svojich účastníkov v pohodlí, bude to znamenať, že budú pravdepodobne venovať pozornosť a budú sa zúčastňovať, čo bude pre všetkých pohodlnejším zážitkom.

Špeciálne pridanie občerstvenia môže pomôcť, aby sa vaše stretnutie stalo príjemnou spoločenskou príležitosťou, a nie činnosťou, ktorú si musí každý vynútiť. Vďaka tomu môže byť vynikajúcou príležitosťou na budovanie tímu a sieťovanie namiesto toho.

Zvážte svoju prezentáciu.

Budete počas stretnutia používať počítačovú prezentáciu? Alebo možno použijete flipchart alebo tabuľu?

Niektoré sme už pokryli skvelé nápady, ktoré radikálne zlepšia vašu prezentáciu . Verzia s odrážkami však zaručuje, že je stručná, je navrhnutá jednoducho, nie je príliš podrobná a je doručené s dôverou .

Tiež ľudia absorbujú informácie oveľa jednoduchšie, ak sú prezentované vizuálne . To znamená, že pomocou obrázkov, diagramov, grafov atď. Vám pomôže objasniť váš názor. Nechoďte cez palubu, len toľko každý obrázok jasne predstavuje váš názor.

Bonus: Vyberte si správne online nástroje na schôdzky.

Môže byť ťažké dostať sa k vášmu posolstvu, ak sa chystáte online. Ak sa snažíte získať to isté pre svoje publikum z fyzických stretnutí, možno budete musieť zvážiť nástroje na schôdzky, aby ste to doplnili oomph.

Tu je zoznam nástrojov, ktoré môžete s láskavým dovolením zvážiť Hľadanie produktu :

• Ohodnoťte stretnutie pomáha s plánovaním a zhromažďovaním spätnej väzby po každom stretnutí
• Hugo premení váš kalendár na nástroj na spoločné vytváranie poznámok
• Navigátor vytvára spoločný pracovný priestor pre každé stretnutie
• Jottie prináša na schôdzky poznámky, zoznamy úloh a rozhodovanie
• Tooqan zhromažďuje od účastníkov čestnú spätnú väzbu po stretnutí
• Tkáčsky stav zabije stretnutie
• Voda je alternatívou k tkáčskemu stavu, ktorý zaznamenáva vašu obrazovku a webovú kameru vedľa seba
• Rozsah vizualizuje denné zastavenie vášho tímu asynchrónne v aplikácii Slack
• Meetingbird znamená, že sa môžete vyhnúť plánovaniu schôdzky tam a späť
• A keď ste zaseknutí na bolestivom stretnutí, použite Zavolaj späť predstierať tiesňové volanie.

Myslite na nástroje ako na pomocníkov - pred pridaním nástrojov sa uistite, či je vaša schôdza pevná a nie iba chumáčovitá. Pamätajte: dobrý nástroj nemôže zachrániť zlé stretnutie.

Počas stretnutia

Povzbuďte všetkých, aby prispeli:

Metaanalýza 200 štúdií o psychológii stretnutí navrhuje, aby výkonní umelci na vysokej úrovni využívali stretnutia ako spôsob stanovovania cieľov, získavania spätnej väzby od tímu a pomoci jednotlivcom porozumieť problémom v práci.

Pre váš tím je nevyhnutné, aby prispieval do diskusie a plánovania.

Možno vám budú chýbať zásadné informácie o vyvíjajúcej sa situácii alebo stratíte cenný prehľad, ak polovica vášho tímu sedí ticho za stolom a nevyjadruje svoje názory.

Bezva vtip alebo dva.

Rovnako ako v každej inej oblasti života, aj v prípade smiechu môžu byť zážitky pozitívnejšie. Používanie humoru na stretnutiach môže povzbudiť väčšiu účasť tímu a zlepšiť tvorivé zručnosti pri riešení problémov.

Nie je prekvapením, že ak sa ľuďom stretnutie páči, je pravdepodobnejšie, že to bude mať pozitívny vplyv na tím všeobecne.

Ak sa obávate, že nie ste dosť zábavní, prečítajte si náš článok o ako byť vtipný pre nejaké tipy a triky.

Buďte si vedomí reči svojho tela.

Toto je obzvlášť dôležité, ak prezentujete schôdzu, ale tiež ak ste jej účastníkom. Otvorená a zaujatá reč tela vám pomôže, aby ste sa javili (a cítili!) Viac zaujatí, a uľahčíte ostatným reagovať na vaše slová pozitívne.

Niektoré veci, ktoré je potrebné zvážiť, zahŕňajú:

• Poloha vašich ramien - pri vašom boku je najmenej nebezpečná, zatiaľ čo prekríženie ramien môže dávať pocit vzdialenosti / uzavretosti.
• Očný kontakt - venujte čas tomu, aby ste sa uistili, že ste nadviazali očný kontakt s každým členom skupiny, aby sa všetci cítili viac zaujatí tým, čo hovoríte.
• Váš hlas - nie príliš hlasný na to, aby ste pôsobili panovačne, a nie príliš tichý na to, aby ste znel, akoby vám chýbal sebadôvera. Je to opatrná rovnováha, ale uvidíte, že na svojich stretnutiach uvidíte zlepšenie, ak budete mať dôveru a prístup.

Nech je to krátke.

The priemerné stretnutie trvá od 30 minút do hodiny, ale naša pozornosť je bližšie desať až pätnásť minút . Nielenže je pre všetkých príjemnejšie, ak sa schôdzky konajú kratšie, ale ak sme ohromení, je pre nás ťažšie absorbovať informácie.

Deväť z 10 ľudí snívať počas stretnutí.

A čo je ešte horšie, 73 percent ľudí na schôdzke pracuje na iných veciach!

Celý účel stretnutia sa stratí, ak si ľudia na ňom neberú hodnotu. A rovnako môžete doslova spaľovať peniaze (a čas!). Pozeranie z okna a premýšľanie o tom, aké položky by ste potrebovali na prežitie zombie apokalypsy, môže byť zábava, ale určite to nie je produktívne.

Tomu sa však dá vyhnúť (snívanie - nie zombie apokalypsa) tým, že bude všetko krátke, jednoduché a priame k veci. To znamená, že sa každý môže vrátiť k svojim stolom a je pravdepodobnejšie, že vstrebal kľúčové body stretnutia.

Buďte taktní.

Nastal čas, aby ste priniesli to najlepšie zo svojho zručnosti ľudí . Stretnutia sú často o riešení zložitých situácií: možno vyjednávanie predaj s náročným klientom, riešenie konfliktov medzi dvoma zamestnancami alebo dokonca prepustenie niekoho nadbytočného.

K týmto situáciám budete musieť pristupovať opatrne a taktne.

Môžete to urobiť tak, že rozšírite svoje najlepšie schopnosti v oblasti riadenia ľudí, ako sú vaše presviedčanie techniky a charizmatické schopnosti a dôkladné premýšľanie nad situáciou, ako budete počas stretnutia postupovať.

Vyhnite sa sťažovaniu.

To neznamená iba ty by sa nemal sťažovať, ale mal by tiež presmerovať členovia tímu ktorí sa sťažujú. Len čo sa začnete sťažovať, vytvoríte atmosféru beznádeje. Manažéri by teda mali byť pripravení rýchlo konverzáciu posunúť ďalej.

Počúvanie pravidelného sťažovania sa je spojené s depresiou a úzkosťou , najmä na pracovisku, kde sa od vás očakáva, že zadržíte emócie a zabránite výbuchu. Namiesto toho povzbuďte zamestnancov, aby vyjadrili svoje obavy produktívnejším spôsobom, napríklad e-mailom po stretnutí v rámci procesu spätnej väzby.

Buďte sústredení a zaujatí

Pamätáte si na program, ktorý ste si napísali pred schôdzou? Drž sa toho. Môžete si nechať vytlačiť jeho kópiu a ležať na stole, ak máte pocit, že vám môže pomôcť zostať na správnej ceste. Toto je najlepší spôsob, ako zabezpečiť, aby stretnutie bolo efektívne a dodržiava svoj účel a zaisťuje, aby ste tu všetci zostali motivovaný .

Manažéri by sa mali pripraviť na identifikáciu, keď konverzácia prestane byť zameraná, a v prípade potreby ju presmerovať (schopnosť, s ktorou ste sa mohli stretnúť počas vodcovský výcvik ).

Vieme, že niekedy sa to ľahšie povie, ako urobí. Zapojenie účastníkov má ale priamy vplyv na efektivitu stretnutí vedecký výskum v teréne. (Tiež vám zabráni stať sa jedným z 39 percent ľudí ktorí zaspávajú počas stretnutí).

Ako účastník sa môžete sústrediť na kladenie otázok, keď chcete porozumieť niečomu ďalej, písať poznámky alebo kresliť diagramy. Experimentujte s rôznymi vecami a zistite, čo vám vyhovuje.

Ako hostiteľ schôdzky môže byť o niečo ťažšie udržať všetkých zapojených. Najlepšie však budete mať, ak stretnutie otvoríte energicky, vášnivo a pozitívne. Potom to budú ľudia nasledovať s väčšou pravdepodobnosťou.

Po stretnutí

Zdieľajte zápisnicu.

Zaznamenávanie zápisov zo schôdzky a ich následné zasielanie účastníkom je vynikajúci spôsob, ako zaznamenať, aké rozhodnutia boli prijaté, komu boli pridelené úlohy a zodpovednosti a akčný plán do budúcnosti.

Aký má zmysel dokonale efektívne stretnutie, ak si nikto vlastne nepamätá, čo bolo povedané?

Keď píšete zápisnicu (alebo povereného člena tímu, ak chcete skôr delegovať túto úlohu), je dôležité zahrnúť:

• Mená všetkých prítomných účastníkov
• Stručné zhrnutie programu
• Každá akcia / úloha
• Všetky termíny / termíny splatnosti vyššie uvedených
• Hlavné diskutované body
• Akékoľvek prijaté rozhodnutia
• Použité dokumenty vrátane obrázkov, priložené súbory

Nielen, že premietnutie do zápisnice pomôže každému zapamätať si dôležité body stretnutia, ale môžete ich tiež poslať ďalším ľuďom, ktorí by mohli mať z týchto informácií úžitok.

Požiadajte o spätnú väzbu.

Toto je dôležitá vec. Opýtajte sa ľudí, aký majú názor na stretnutie. A potom v skutočnosti vykonať to, čo ľudia povedali.

Považovali to ľudia za pútavé? Bystrý? Boli by radšej, keby to bolo kratšie?

Možno budete musieť akceptovať, že problémom ste vy (prepáč). Ľudia zvyčajne nie sú príliš dobrí v identifikovaní svojich vlastných nedostatkov a slabostí a sebakritika ich schopnosti organizovať produktívne stretnutia nie je výnimkou.

V Prieskum spoločnosti Verizon z roku 1998 , sedemdesiatdeväť percent manažérov spoločností uviedlo, že stretnutia, ktoré hostili, boli buď „mimoriadne“, alebo „veľmi“ produktívne. Aj keď iba päťdesiatšesť percent týchto manažérov uviedlo, že to isté hovorí o stretnutiach iných.

Bez ohľadu na spätnú väzbu - nech už je pozitívna alebo negatívna - použite informácie, ktoré vám o stretnutí poskytne tím . Pamätajte tiež na to, keď plánujete budúce skupinové diskusie.

Plán do budúcnosti.

Po stretnutí je najlepší čas začať premýšľať o tom, ako budete postupovať v súvislosti s výsledkami diskusie a stavať na pokroku.

Môžete to urobiť tak, že si vytvoríte plán sledovania obchodných stretnutí podľa týchto krokov:

• Zadajte úlohu.
• Pomenujte osobu určenú na dokončenie úlohy.
• Stanovte termín dokončenia.
• Určte, čo predstavuje dokončenie.

Keď sa o tom rozhodnete a umiestnite ich do dokumentu, je dôležité nezabudnúť na šírenie týchto informácií všetkým, ktorí sa na tejto úlohe podieľajú, a osobám zodpovedným za jej vykonávanie.

Teraz, keď ste sa naučili všetky tieto tipy a triky, je čas ich uviesť do praxe. Nabudúce ocitnete sa na porade , vezmite ich na palubu a uvidíte, ako rýchlo môžete dosiahnuť, aby boli tieto tímové zážitky pozitívnejšie pre vás, váš tím a spoločnosť.